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導入事例|東京海上日動火災保険

東京海上日動火災保険株式会社様

東京海上日動火災保険株式会社

不動産キャッシュフローマネジメントを支える
意思決定支援システムを短期間に構築

東京海上日動火災保険では、所有している不動産賃貸物件のキャッシュフロー管理を行なうため、既存システムの統合や業務アウトソーシング先とのデータ連携を検討。意思決定支援システムの円滑かつ早期の構築を図るため、短期間に導入できるプロパティデータバンクの「@property(アット・プロパティ)」を導入した。ワークフローの電子化やアウトソーシング先とのデータ連携が実現したことで、間接業務の効率性が格段にアップしたという。

ご利用サービス
不動産管理 エディション

@プロパティ導入のメリット

  • 短期間・低コストでの導入

    既存の基本/オプション機能の利用により導入負荷を低減
  • 業務の効率化

    データの自動処理、一元管理・共有により業務削減を実現
  • 運用管理の負荷軽減

    システム運用費用の大幅削減を実現
不動産価値向上に欠かせない 物件別のキャッシュフロー管理
東京海上日動火災保険株式会社

東京海上日動火災保険(以下、東京海上日動)では、保険事業の営業拠点として全国各地に自社ビルを所有しており、余剰スペースの有効活用を図るため、テナントへの貸し出しを行なっている。こうしたかたちでの賃貸不動産の数は約150棟にのぼり、およそ860社のテナントが入居している。「不動産投資は年間100億円を超える安定的な賃貸収入を上げており、保険引受収益以外の事業の柱として整備・拡充しているところです。健全な財務基盤を保つためにも重要な位置づけです」と同社財務サービス部不動産グループの那須丈史課長代理は説明する。賃貸不動産の価値を向上させ、あるいは自らも使用する自用不動産のコストを効率化するためには、物件別のキャッシュフローマネジメント(計画管理)が欠かせない。ところが、こうした仕組みを構築するには、既存システムの見直しと、社内外の関係部署とのデータ連携が必須である。「従来は、社内外のシステムが統合されていなかったため、散在するデータを集約し物件別のキャッシュフローデータを生成するには多大なロードがかかり、実質的には困難な状況でした」(那須課長代理)

過去に自社開発したテナント管理システムは、10年以上が経過したオフコンシステムであり、物件別でテナントごとの賃貸状況などの、内部に蓄積された有用情報が活用できない機能上の制約が存在した。また、こうした経理会計業務をトータルに扱う勘定系システムと合わせて、収入予測・長期修繕計画・経費支出予測などを行なうビル別経営管理システムなどの複数の情報系・分析系システムを新たに開発し、勘定系データと統合する必要があったのだ。さらに、関係部署とのデータ連携の効率化を図るため、紙やフロッピーディスクを利用したデータ交換も改善しなければならなかった。
そこで、賃貸不動産価値の極大化と自用不動産コストの効率化に向けた取り組みの高度化と集約を図るため、分散しているシステムを統合。2002年から、不動産キャッシュフローマネジメントに必要な意思決定支援システムの構築に向けた取り組みを本格的に開始している。
情報共有基盤が整備され
業務のアウトソーシングが実現

こうして選択されたのがプロパティデータバンクの「@property(@プロパティ)」だった。同サービスは、運用管理の現場に散在する不動産情報を、インターネットデータセンター(開発元のプロパティデータバンクが構築・運営)に一元的に集約し、現場担当者が必要な情報にタイムリーにアクセスできるASPサービスである。データの送受信時におけるユーザー認証やアクセス制御、データの暗号化などにより、情報漏えいなどの心配がなく高い安全性が確保されている。当初は、自社開発も選択肢にあったが、膨大なマンパワーや開発費用が懸念された。それに対して、ASPサービスであれば、短期間・低コストでの導入と運用管理の負荷軽減が可能になる。「当社が必要とする基本的なメニューも備わっていました。また、ASPサービスなので、インターネット経由で情報の共有化が実現します。これによって、かねてから計画していた、東京海上日動ファシリティーズ社とのシステムインテグレートが実現し、アウトソーシングをいっそう拡大することにも役立ちました」(那須課長代理)

2002年10月には、プロパティマネジメント業務を引き受ける東京海上日動ファシリティーズの既存システムとのデータ交換フローを構築し、テナント管理システムの乗せ換えに必要な機能をカスタマイズ。旧来のテナント管理システムを@プロパティに乗せ換え、フレキシビリティを高めるとともに、債権管理機能などを充実させて、一新した。新システムは2003年4月から本格的に稼働している。200件を超える物件の初期データの入力については、プロパティデータバンクの代行サービスを活用し、手間やコストを大幅に節減した。東京海上日動では1990年代半ばから順次、不動産の図面管理をCAD化しているが、これらのデータにも@プロパティ経由でアクセスできるようにし、物件のレイアウト変更などの属性情報の更新もリアルタイムに共有、レイアウト変更業務や税務処理など間接業務の効率性アップにつなげている。


東京海上日動火災保険株式会社 メンバー
稟議、決裁、契約書作成などのワークフローが電子化

現在、賃貸借契約に伴う手続きは電子化され、@プロパティ上でワークフロー化されている。導入当初に契約などのフロントオフィス業務を担当していた財務サービス部不動産グループの佐竹久美副主事は、「社内の稟議、決裁、契約書作成の基礎情報といった、従来紙ベースの一連の作業が、@プロパティ上で完結できます。各プロセスの情報も蓄積され、物件別のキャッシュフロー見込みを基に運営計画立案などのアセットマネジメント業務が展開しやすくなりました」と語る。 一方、契約審査などのバックオフィス業務を手がけるリスク管理部財務業務グループ・中條広美副主事も次のように話す。「契約書作成につながるチェック業務の処理数は年間1万件程度ありますが、@プロパティではフロントで入力した契約情報がそのまま取り込まれ、請求データとしてテナントからの入金データとの照合や伝票作成が自動化されています。」2004年10月の東京海上と日動火災との合併時における日動火災の管理契約の移管もスムーズに処理できたと振り返る。

リーシング業務などのアウトソーシングを受ける東京海上日動ファシリティーズ・第二事業本部企画第2部リスク管理グループの山岸真子氏は、「ブラウザ上の同じ画面を見ながら、東京海上日動の各担当者と電話による確認が取れるなど、コミュニケーションが円滑になりました」と話す。今後は、現場がより使いやすくするためのカスタマイズも検討している。東京海上日動のリスク管理部財務業務グループ・松本修一課長代理は、「四半期決算への対応や、減損会計処理の活用についても検討していきたい」と語り、プロパティデータバンクの提案力に大きな期待を寄せている。

『週刊ダイヤモンド』2006.1.28特大号より


東京海上日動火災保険株式会社 メンバー

東京海上日動火災保険株式会社

所在地 東京都千代田区丸の内1-2-1
URL http://www.tokiomarine-nichido.co.jp/
業種 損害保険業
規模 従業員17,217名
営業部・支店 124 営業室・課・支社 415
代理店 46,658(2014年3月末現在)
事業概要 2004年10月に東京海上火災保険株式会社と日動火災海上保険株式会社が合併して発足した「ミレアグループ」の中核企業として、収益性・成長性・健全性において世界トップクラスの事業をグローバルに展開している。